Profiel
Een monteur die klaar is met een klus wil naar de volgende, niet naar een formulier.
Het gevolg is een werkbon met drie woorden erop, waarna iemand op kantoor moet bellen om te weten wat er is gebeurd en wat er gefactureerd kan worden.
De Werkbonverwerker leest wat er is ingevuld, vult aan uit de planning en de gebruikte materialen, en vraagt gericht na wat er ontbreekt om te kunnen factureren.
Wat het doet, stap voor stap
- Werkbon ontvangenUit de app, een foto of een bericht van de monteur.
- Aanvullen uit de planningWelke klus, welke klant, hoeveel tijd er gepland stond en wie er is geweest.
- Materialen koppelenGebruikte artikelen uit de bus- of magazijnvoorraad.
- Factureerbaar makenUren, materiaal en voorrijkosten volgens de afspraak met deze klant.
- Ontbrekende informatie opvragenGericht bij de monteur, met één vraag in plaats van een formulier.
Werkt met deze systemen
WhatsApp
Teams- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Installatie-, service- en onderhoudsbedrijven met monteurs in het veld.
- Organisaties waar facturatie wacht op complete werkbonnen.
- Situaties met veel kleine klussen per dag.
Past minder goed als
- Grote projecten met termijnfacturatie.
- Organisaties zonder digitale werkbon: dan is dat de eerste stap.
Wat het kan opleveren
- Sneller factureren na afronding van de klus.
- Minder nabellen over wat er precies is gedaan.
- Minder werk dat niet gefactureerd wordt omdat de bon onvolledig bleef.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Kan een AI-medewerker werkbonnen van monteurs verwerken?
Ja. Hij leest wat er is ingevuld, vult aan uit de planning en de materiaalregistratie, en vraagt alleen na wat er echt ontbreekt om te kunnen factureren. Dat is meestal één gerichte vraag in plaats van een formulier.
Werkt dit als monteurs alleen een foto sturen?
Ja, dat is in de praktijk het normale geval. Hij leest de foto uit en combineert die met wat er al bekend is over de klus. Wat hij niet betrouwbaar kan lezen, vraagt hij na.
Hoeveel sneller kun je factureren?
Dat hangt af van hoeveel bonnen nu blijven liggen op een ontbrekend gegeven. In de praktijk is het verschil tussen dezelfde week factureren en aan het eind van de maand nabellen. Wat het bij jou wordt meten we in het traject.
Voorkomt dit dat werk niet gefactureerd wordt?
Het helpt daar het meest. Werk dat blijft liggen op een onvolledige bon wordt vaak uiteindelijk maar afgeschreven. Door meteen gericht na te vragen, blijft dat beperkt.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.