Profiel
Retouren zijn een proces met vaste regels: binnen de termijn, in welke staat, met of zonder bon, wel of geen garantie.
Toch kost elke retour een gesprek, omdat de klant de regels niet kent en de medewerker ze moet opzoeken.
De Retourafhandelaar toetst de aanvraag aan je voorwaarden, zet het retourlabel klaar en legt de twijfelgevallen voor.
Wat het doet, stap voor stap
- Aanvraag ontvangenVia het retourformulier, de mail of de chat.
- Order opzoekenAankoopdatum, artikel, prijs en eerdere retouren van deze klant.
- Toetsen aan voorwaardenTermijn, staat van het product, garantieperiode en uitzonderingen.
- Afhandeling startenRetourlabel, ophaalafspraak of vervangend product, plus creditering wanneer dat mag.
- Twijfelgevallen voorleggenSchade, buiten de termijn of een klant met opvallend veel retouren.
Werkt met deze systemen
Shopify- ERP
- Databases
Zendesk- Freshdesk
- Helpcentrum
- API's
Outlook
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Webshops en retailers met een duidelijk retourbeleid.
- Organisaties met garantie op producten of onderdelen.
- Situaties met veel gelijksoortige retouraanvragen.
Past minder goed als
- Coulance-afwegingen en klachten over kwaliteit.
- Organisaties zonder vastgelegde voorwaarden.
Wat het kan opleveren
- Retouren die dezelfde dag worden afgehandeld.
- Minder discussie doordat de voorwaarden consequent worden toegepast.
- Zicht op welke producten vaak terugkomen en waarom.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Keurt een AI-medewerker retouren zelf goed?
Binnen de regels die je vastlegt, ja. Binnen de termijn, ongebruikt en met aankoopbewijs is een regel, geen oordeel. Alles wat om coulance of om een inschatting van schade vraagt, gaat naar een mens.
Kan hij beoordelen of een product beschadigd is aan de hand van een foto?
Hij kan een foto meesturen en opvallende zaken benoemen, maar wij laten hem daar geen beslissing op nemen. Schadebeoordeling op een foto is te onbetrouwbaar om er geld aan te hangen.
Wat als een klant opvallend veel retourneert?
Dat signaleert hij, met de historie erbij. Wat je daarmee doet is een commerciële beslissing en die laten we bij jou.
Werkt dit met Shopify?
Ja. De order, de artikelgegevens en de retourstatus komen uit je webshop, zodat de klant en jouw team hetzelfde beeld hebben.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.