Profiel
In veel groothandels en installatiebedrijven komen orders binnen als een appje: drie regels tekst, soms een foto van een label, zonder artikelnummers.
Iemand op kantoor typt dat over. Daar gaan fouten in zitten, en daar gaat tijd in zitten die niemand terugziet.
De Orderverwerker leest het bericht, zoekt de artikelen op in je eigen assortiment en maakt er een concept-order van die iemand bevestigt.
Wat het doet, stap voor stap
- Bericht ontvangenUit de gedeelde WhatsApp-inbox of de orderbox, inclusief foto's.
- Klant herkennenOp nummer of adres, met de bijbehorende prijsafspraken.
- Artikelen opzoekenOp omschrijving, artikelnummer of merk, in jouw assortiment.
- Concept-order makenMet aantallen, prijzen en levertijd, klaar om te controleren.
- Onduidelijkheden navragenBij twijfel over een artikel of aantal gaat er een vraag terug, geen gok in het systeem.
Werkt met deze systemen
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Groothandel, bouw en installatie met veel losse bestellingen.
- Organisaties met vaste klanten die informeel bestellen.
- Situaties met een gedeelde orderbox die volloopt.
Past minder goed als
- Configureerbare producten waar elke order maatwerk is.
- Organisaties zonder gestructureerd assortiment: dan is er niets om op te zoeken.
Wat het kan opleveren
- Orders die dezelfde dag in het systeem staan.
- Minder overtypfouten in aantallen en artikelnummers.
- Minder tijd van de binnendienst aan invoeren.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Kan een AI-medewerker bestellingen uit WhatsApp verwerken?
Ja, en dat is een van de toepassingen die in de praktijk het meeste oplevert bij groothandel en installatie. Hij leest het bericht, herkent de klant en zoekt de artikelen op. Bij twijfel vraagt hij na in plaats van te gokken.
Wat als een klant een artikel omschrijft in eigen woorden?
Dan zoekt hij op omschrijving in je assortiment en stelt voor wat het waarschijnlijk is. Is er meer dan één kandidaat of is hij niet zeker, dan komt de order met een vraag terug in plaats van met een keuze.
Wordt de order automatisch geplaatst?
Wij raden aan te beginnen met een concept dat de binnendienst bevestigt. Als blijkt dat de herkenning bij bepaalde klanten of artikelen betrouwbaar is, kun je die stap voor dat deel weglaten.
Houdt hij rekening met klantspecifieke prijzen?
Ja, mits die in je ERP staan. De prijs komt uit de bron die je al gebruikt, zodat er geen tweede prijslijst ontstaat.
Mag je WhatsApp zakelijk gebruiken volgens de AVG?
Voor zakelijk gebruik neem je de WhatsApp Business API en leg je vast wat je bewaart en hoe lang. Dat regelen we mee bij de implementatie, want een gedeelde inbox op iemands privételefoon is sowieso geen houdbare situatie.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.