HubSpot koppelen aan je ERP en administratie

Je sales werkt in HubSpot, je facturen komen uit je boekhouding en je levering staat in je ERP. Tussen die drie zit meestal een mens met een tweede scherm. Die mens is ook degene die het als eerste merkt wanneer een klant twee keer in het systeem staat.

Waarom wil je HubSpot koppelen?

Om drie redenen, en het helpt om te weten welke van de drie bij jou speelt. De eerste is tijd: niemand hoeft een gewonnen deal nog over te typen. De tweede is betrouwbaarheid: sales ziet wat er werkelijk is gefactureerd en betaald. De derde is opvolging: je kunt pas automatisch opvolgen als de gegevens kloppen.

Welke van de drie het zwaarst weegt, bepaalt wat je als eerste koppelt. Gaat het om tijd, begin bij de gewonnen deal. Gaat het om betrouwbaarheid, begin bij de factuurstatus terug.

Welke gegevens gaan welke kant op?

• Bedrijven en contacten: van HubSpot naar je administratie, of andersom als de administratie de bron is.
• Gewonnen deals: naar een order of een verkoopfactuur in je ERP of boekhouding.
• Factuur- en betaalstatus: terug naar HubSpot, zodat sales ziet wat openstaat.
• Artikelen en prijzen: uit je ERP naar de offertemodule, zodat er geen verouderde prijs in een offerte belandt.
• Abonnementen en verlengingen: heen en terug, met een duidelijke bron voor de looptijd.

Wat er per combinatie bij komt kijken staat bij HubSpot koppelen, en per pakket bij HubSpot en Exact Online, HubSpot en AFAS en HubSpot en Twinfield.

Hoe werkt de koppeling technisch?

HubSpot heeft een REST API voor de CRM-objecten, met eigen velden, pijplijnen en relaties tussen objecten. Je kunt gegevens ophalen, maar je kunt je ook laten melden via een webhook zodra er iets verandert. Er gelden limieten op het aantal aanroepen; kijk voor de actuele waarden in de documentatie van HubSpot zelf.

Kies bewust tussen ophalen en gemeld worden. Ophalen is eenvoudig en voorspelbaar, maar loopt altijd iets achter. Gemeld worden is verser, maar vraagt om een wachtrij, want een piek aan wijzigingen mag geen bericht kosten.

Stap 1: kies een stroom om mee te beginnen

Neem de stroom die het vaakst wordt overgetypt. In de meeste bedrijven is dat de gewonnen deal die een order of factuur moet worden. Die stroom is goed af te bakenen en het resultaat is meteen zichtbaar.

Een koppeling die vijf stromen tegelijk wil doen, gaat in de eerste maand vijf keer stuk en dan weet je niet waardoor. Zet de rest op een lijst en werk hem af zodra de eerste stabiel draait.

Spreek bij die eerste stroom ook af wie hem beheert. Iemand moet beslissen over de vertaaltabellen en gebeld worden als er iets vastloopt. Zonder die persoon wordt elke wijziging aan een pijplijn een klein project.

Stap 2: leg de velden naast elkaar

Maak een tabel met per veld: de naam in HubSpot, de naam in het andere systeem, de richting en wat er gebeurt bij een conflict. Bij twee richtingen bepaal je wie wint, meestal op basis van het tijdstip van wijziging.

Let op de velden die stilletjes misgaan: btw-nummers, landcodes, valuta, betalingscondities en de vraag of een bedrag met of zonder btw is. Leg de vertaling vast in een tabel die een beheerder kan aanpassen, niet in code.

Spreek ook af wat er met een verwijderd of samengevoegd record gebeurt. Een bedrijf dat in HubSpot wordt samengevoegd, hoort in je administratie niet stilletjes een tweede relatie achter te laten.

Stap 3: maak van dubbelen een ontwerpkeuze

Dubbele bedrijven en contacten zijn het grootste risico bij een CRM-koppeling. Bepaal vooraf waarop je twee records als dezelfde beschouwt: een KvK-nummer, een btw-nummer of een e-maildomein. Naam is geen sleutel.

Schoon daarnaast je bestaande gegevens op voordat je de eerste keer synchroniseert. Anders verdubbelt de rommel zich in beide systemen. Het opschonen zelf kun je grotendeels laten doen; zie CRM-data automatisch opschonen.

Stap 4: bepaal wat er bij een fout gebeurt

Zet elk bericht in een wachtrij met een eigen status. Mislukt het, dan probeert het systeem het opnieuw met oplopende tussenpozen. Lukt het daarna niet, dan komt het op een lijst die iemand bekijkt, met de reden in gewone taal.

Maak ook zichtbaar wanneer een stroom stilvalt. Sales merkt een ontbrekende factuurstatus namelijk niet: die ziet gewoon niets staan en gaat ervan uit dat er niets is gebeurd.

Waar gaat het mis in HubSpot zelf?

Meestal niet in de techniek, maar in de inrichting. Pijplijnen die niemand opschoont, eigen velden die twee keer bestaan met een andere naam, en deals die op gewonnen worden gezet als bedoeling in plaats van als feit.

Ruim daarom eerst op wat je gaat koppelen. Verwijder velden die niemand vult, breng de pijplijnen terug tot wat er echt is, en leg vast welke velden verplicht zijn voordat een deal gewonnen mag worden.

Spreek daarom af wat gewonnen precies betekent en wie dat vinkje zet. Zodra die status een factuur veroorzaakt, is het geen administratief detail meer. Voor de opvolging daarna is er offerteopvolging automatiseren.

Wanneer is een standaardkoppeling genoeg?

Vaak, en dat is het eerste dat je moet uitzoeken. Bestaat er een kant-en-klare verbinding tussen jouw pakketten die de velden meeneemt die jij gebruikt, neem die dan. Controleer wel wat er bij een fout gebeurt en of je zelf bij het logboek kunt.

Zelf bouwen is logisch als je meerdere systemen moet combineren, als je eigen logica nodig hebt in de vertaling, of als de standaardkoppeling net de velden mist waar het je om gaat. Wat dat kost staat bij koppeling laten maken en in wat een koppeling kost.