Profiel
Een CRM vervuilt vanzelf: dezelfde klant twee keer, een contactpersoon die al twee jaar weg is, een bedrijfsnaam met en zonder BV.
Daar loopt elke rapportage en elke mailing op stuk, en op een gegeven moment vertrouwt niemand de cijfers meer.
De CRM-opschoner vindt de gevallen, stelt voor wat er zou moeten gebeuren en voert alleen uit wat je hebt goedgekeurd.
Wat het doet, stap voor stap
- Dubbelen vindenOp naam, adres, KvK-nummer en domein, ook als de schrijfwijze verschilt.
- Gaten opsporenOntbrekende velden die je wel nodig hebt voor segmentatie of facturatie.
- Veroudering signalerenContacten zonder activiteit, mailadressen die bouncen, bedrijven die niet meer bestaan.
- Correctie voorstellenSamenvoegen, aanvullen of archiveren, met de onderbouwing erbij.
- Uitvoeren na akkoordIn batches, met een terugdraaimogelijkheid.
Werkt met deze systemen
- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met een CRM dat jaren meegaat en door meerdere mensen gevuld wordt.
- Bedrijven die op CRM-data willen rapporteren of segmenteren.
- Situaties na een fusie of een migratie.
Past minder goed als
- Kleine, verse CRM's met één beheerder.
- Het bepalen wie eigenaar is van een account: dat is een verkoopbeslissing.
Wat het kan opleveren
- Rapportages die weer kloppen.
- Minder dubbele benadering van dezelfde klant.
- Een CRM waar het team weer op vertrouwt.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Voegt de AI records zelf samen?
Alleen na akkoord, en in batches die terug te draaien zijn. Samenvoegen is onomkeerbaar in de meeste CRM's, dus dat is niet iets om automatisch te laten lopen.
Hoe herkent hij dat twee records dezelfde klant zijn?
Op een combinatie van kenmerken: KvK-nummer, adres, domeinnaam van het mailadres en naamvarianten. Bij twijfel legt hij voor in plaats van te kiezen; twee klanten samenvoegen die het niet zijn, is een grotere fout dan een dubbele laten staan.
Kan hij ontbrekende gegevens aanvullen?
Uit je eigen bronnen wel, bijvoorbeeld door het CRM te vergelijken met je boekhouding. Aanvullen uit externe bronnen kan ook, maar daar hangen kosten en AVG-vragen aan vast die we vooraf bespreken.
Wat gebeurt er met contacten die niet meer bestaan?
Die worden gemarkeerd en volgens jouw bewaartermijn behandeld. Niet verwijderd zonder meer, want er zit vaak historie aan vast die je voor je administratie nodig hebt.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.