KOPPELINGENEXACT ONLINE + HUBSPOTExact Online koppelen aan HubSpot
Sales werkt in HubSpot, finance in Exact Online. Zonder koppeling typt iemand elke gewonnen deal over en vraagt sales aan finance of een klant al betaald heeft. Een koppeling haalt dat handwerk weg en laat beide teams met dezelfde klantgegevens werken.
ISO 9001 & 27001
- Bedrijf en contactpersonen komt uit HubSpot
- Gewonnen deal met producten komt uit HubSpot
- Debiteurnummer en betaalconditie gaat naar HubSpot
- Factuur- en betaalstatus gaat naar HubSpot
- Artikelen en prijzen gaat naar HubSpot
Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman
HubSpot is vaak de eerste plek waar een klant bestaat: als lead, contact, bedrijf en deal. Pas als de deal gewonnen is, heeft finance die klant nodig. Dan moeten dezelfde naam, hetzelfde adres en hetzelfde btw-nummer nog een keer in Exact. Bij elk overtypen ontstaan verschillen: een ander factuuradres, een dubbele relatie, een deal zonder debiteurnummer.
Andersom mist sales wat finance weet. Of een klant op tijd betaalt, hoeveel er openstaat en of er een kredietlimiet is, staat in Exact. Met die gegevens bij het bedrijf in HubSpot ziet een accountmanager voor een verlengingsgesprek of er nog iets openstaat, zonder Exact te openen.
Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.
- 01Bedrijf en contactpersonenHubSpot → Exact Onlinebij een gewonnen deal
Het HubSpot-bedrijf wordt een relatie in Exact, met de contacten als contactpersonen. Bestaat de relatie al, dan koppel je op KvK- of btw-nummer in plaats van op bedrijfsnaam.
- 02Gewonnen deal met productenHubSpot → Exact Onlineals de dealfase op gewonnen komt
De producten op de deal worden regels van een verkoopfactuur in Exact, of van een verkooporder als je het groothandels- of productiepakket hebt. De productcodes in HubSpot moeten dan precies overeenkomen met artikelen in Exact.
- 03Debiteurnummer en betaalconditieExact Online → HubSpotzodra de relatie in Exact bestaat
Exact geeft het debiteurnummer terug aan een eigenschap van het bedrijf in HubSpot. Bij de volgende deal weet de koppeling meteen welke relatie het is.
- 04Factuur- en betaalstatusExact Online → HubSpotbij verwerken en betalen van een factuur
Factuurnummer, bedrag, vervaldatum en betaalstatus komen bij het bedrijf in HubSpot. Daar kun je workflows op bouwen, zoals een taak voor de accountmanager bij een vervallen factuur.
- 05Artikelen en prijzenExact Online → HubSpotbij een nieuw of gewijzigd artikel
Exact is leidend voor artikelen en prijzen. De productbibliotheek in HubSpot volgt Exact, zodat sales geen product verkoopt dat finance niet kent.
Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor Exact Online en HubSpot precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.
HubSpot heeft een eigen synchronisatie-app voor Exact Online, gebouwd door HubSpot. Die koppelt relaties aan bedrijven, contactpersonen aan contacten, verkoopfacturen aan facturen, artikelen aan producten, opportunities aan deals en verkooporders aan orders, in één of twee richtingen en met filters. Standaardveldkoppelingen staan klaar; eigen veldkoppelingen vragen Data Hub Starter of hoger. In de App Store van Exact Online staan daarnaast HubSpot-koppelingen van andere partijen.
Zo'n koppeling is genoeg als je records gelijk wilt houden. Ze doet minder als je proces regels heeft: pas factureren als een deal in een bepaalde fase staat én er een getekende offerte is, of één deal verdelen over twee administraties. Die regels vragen een eigen koppeling.
- Een deal mag pas een factuur worden als aan voorwaarden is voldaan, zoals een getekende offerte of een inkoopordernummer van de klant.
- Je werkt met meerdere Exact-administraties en de deal bepaalt welke bv factureert.
- Je verkoopt abonnementen of termijnen en factureert per termijn in plaats van per deal.
- Je verkoopt ook aan particulieren, die in HubSpot als contact zonder bedrijf bestaan.
- Je wilt betaalgedrag uit Exact gebruiken in HubSpot-workflows en rapporten.
AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.
Samenvatting voor het klantgesprek
Voor een verlengingsgesprek zet een AI-stap de betaalhistorie uit Exact om in een korte notitie bij het bedrijf in HubSpot: hoe snel betaalt deze klant, wat staat er open, waren er creditnota's. De AI leest alleen.
Deal controleren voor hij naar Exact gaat
Een AI-controle legt de gewonnen deal naast de offerte en de relatie in Exact: klopt het btw-nummer, ontbreekt een inkoopordernummer, wijkt de prijs af van de prijslijst? Afwijkingen worden een taak voor de accountmanager. De factuur komt pas in Exact na akkoord van een mens.
Welk systeem leidend is
Kies per veld. HubSpot is meestal leidend voor contactgegevens en dealfase, Exact voor debiteurnummer, betaalconditie, btw-nummer en factuurstatus. Laat een veld nooit in beide systemen vrij bewerkbaar met synchronisatie heen en weer: dan wint wie het laatst opslaat.
Contacten zonder bedrijf
In Exact hoort elke contactpersoon bij een relatie. Een HubSpot-contact zonder gekoppeld bedrijf kan dus niet zomaar mee. Leg vast of je voor particulieren een relatie op naam van de persoon maakt, of de deal tegenhoudt tot er een bedrijf aan hangt.
Eén plek waar de factuur ontstaat
HubSpot kent zelf ook facturen, Exact ook. Kies er één. Maakt HubSpot de factuur, dan boek je in Exact alleen een verkoopboeking. Maak je hem in Exact, zet facturen versturen in HubSpot dan uit, anders krijgt de klant er twee.
Dubbele relaties bij de start
Bij de eerste koppeling staan dezelfde klanten vaak al in beide systemen, met net andere schrijfwijzen. Ontdubbel eerst, en koppel op KvK- of btw-nummer. Matchen op bedrijfsnaam alleen levert later dubbele debiteuren op.
Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Bedrijf en contactpersonen, Gewonnen deal met producten, Debiteurnummer en betaalconditie, Factuur- en betaalstatus, Artikelen en prijzen.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Welk systeem leidend is, Contacten zonder bedrijf, Eén plek waar de factuur ontstaat, Dubbele relaties bij de start.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.
Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
Heeft HubSpot een eigen koppeling met Exact Online?
Ja. HubSpot heeft een eigen synchronisatie-app voor Exact Online in de HubSpot App Marketplace. Die houdt onder meer bedrijven, contacten, producten, deals, orders en facturen gelijk. Voor eigen veldkoppelingen heb je Data Hub Starter of hoger nodig.
Kan een gewonnen deal in HubSpot automatisch een factuur worden in Exact?
Ja, via de API van Exact. De producten op de deal worden factuurregels, gekoppeld aan artikelen in Exact. Laat wel een vaste regel of een mens bepalen wanneer een deal klaar is om te factureren: een factuur terugdraaien is meer werk dan hem een dag later maken.
Kan sales in HubSpot zien of een klant betaald heeft?
Ja. De koppeling haalt factuur- en betaalstatus uit Exact en zet die bij het bedrijf in HubSpot. Daar kun je lijsten en workflows op bouwen.
Moet HubSpot of Exact leidend zijn voor klantgegevens?
Dat verschilt per veld. Contactgegevens en dealfase horen in HubSpot, financiële gegevens zoals debiteurnummer, betaalconditie en btw-nummer in Exact. Leg die verdeling vast voordat je gaat koppelen.
Wat gebeurt er met particuliere klanten uit HubSpot?
Exact verwacht bij elke contactpersoon een relatie. Voor particulieren maak je daarom een relatie op naam van de persoon aan. Leg dat vast in de koppeling, anders blijven deals van particulieren hangen.
Gerelateerde diensten
- Exact Online koppelen aan SalesforceExact Online koppelen aan Salesforce: opportunities naar de juiste administratie, betaalstatus terug en een opzet die past binnen de limieten van Exact.
- Exact Online koppelen aan PipedriveExact Online koppelen aan Pipedrive: gewonnen deals als factuur in Exact, betaalstatus terug bij de deal, en waar je op let bij personen en producten.
- Exact Online koppelen aan ShopifyExact Online koppelen aan Shopify: orders als verkoopboeking, btw bij EU-verkoop, uitbetalingen van Shopify Payments afletteren en voorraad bijhouden.
- Exact Online koppelen aan WooCommerceExact Online koppelen aan WooCommerce: orders en terugbetalingen boeken, btw-instellingen gelijk trekken, betaalproviders verwerken en voorraad bijhouden.
- Exact Online koppelen aan bolExact Online koppelen aan bol.com: orders boeken, de factuur van bol met commissie en kosten verwerken, zakelijke facturen uploaden en LVB-voorraad volgen.
- Exact Online koppelen aan SimplicateExact Online koppelen aan Simplicate: wat de eigen koppeling met facturen en betalingen doet, hoe je omzetgroepen inricht en wanneer je meer nodig hebt.
Bronnen
De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.