Profiel
Een verlofaanvraag is meestal een formaliteit, tot twee mensen dezelfde week vragen en er niemand overblijft.
De Verlofafhandelaar controleert het saldo, kijkt naar de bezetting in die periode en handelt af wat geen probleem is.
Wat wel botst gaat naar de leidinggevende, met het overzicht erbij in plaats van als losse aanvraag.
Wat het doet, stap voor stap
- Aanvraag ontvangenVia het HR-systeem, Teams of een formulier.
- Saldo controlerenIs er genoeg verlof, en van welke soort.
- Bezetting toetsenWie is er in die periode al weg, en blijft de bezetting op peil.
- Afhandelen of voorleggenGeen conflict betekent akkoord; een conflict gaat met overzicht naar de leidinggevende.
- VerwerkenIn het HR-systeem en in de agenda's die ervan afhangen.
Werkt met deze systemen
- AFAS
- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met roosters of een minimale bezetting per dag.
- Bedrijven waar verlofaanvragen nu via de mail lopen.
- Situaties met veel deeltijders en wisselende beschikbaarheid.
Past minder goed als
- Kleine teams waar iedereen elkaars agenda kent.
- Het beslissen over verlof in een conflictsituatie.
Wat het kan opleveren
- Snel antwoord op aanvragen die geen probleem opleveren.
- Bezettingsproblemen die zichtbaar worden voordat het verlof is toegekend.
- Minder heen en weer over saldo's.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Keurt een AI-medewerker verlof zelf goed?
Alleen de aanvragen die aan al je regels voldoen: genoeg saldo, geen bezettingsprobleem, binnen de aanvraagtermijn. Alles daarbuiten gaat naar de leidinggevende. Waar precies de grens ligt, bepaal je zelf.
Houdt hij rekening met de minimale bezetting?
Ja, mits die ergens is vastgelegd per team, dag of dienst. Is dat niet zo, dan kan hij alleen op saldo toetsen, en dat is precies waar de conflicten meestal niet zitten.
Wat gebeurt er als twee mensen dezelfde periode aanvragen?
Dan gaan beide aanvragen naar de leidinggevende met het overzicht erbij. Hij kiest niet zelf wie voorrang heeft, want dat is een afweging over mensen en niet over regels.
Werkt dit met AFAS?
Ja, via de API. De verwerking gebeurt in je HR-systeem zelf, zodat saldi en registratie op één plek blijven.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.