KOPPELINGENEXACT ONLINE + SALESFORCEExact Online koppelen aan Salesforce
Salesforce draait vaak bij bedrijven met meerdere bv's of landen, elk met een eigen administratie in Exact Online. Een koppeling zorgt dat een gewonnen opportunity zonder overtypen in de juiste administratie belandt, en dat sales en service zien wat er is betaald.
ISO 9001 & 27001
- Account naar relatie komt uit Salesforce
- Gewonnen opportunity komt uit Salesforce
- Artikelen gaat naar Salesforce
- Facturen en openstaand saldo gaat naar Salesforce
- Blokkade en kredietlimiet gaat naar Salesforce
Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman
Bij deze bedrijven is Salesforce het centrale systeem voor verkoop en service. Accounts, opportunities, producten uit prijsboeken en contracten staan daar. De boekhouding staat in Exact Online, met een administratie per bv of per land. De vraag is dus niet alleen hoe gegevens van Salesforce naar Exact gaan, maar ook naar welke administratie.
Daarbij zijn de aantallen groter. Een Salesforce-org met tienduizenden accounts synchroniseer je niet met losse API-aanroepen als Exact per administratie 5.000 aanroepen per dag toestaat, en die ook nog na elkaar moeten. De opzet van de koppeling bepaalt of hij het dagelijkse werk bijhoudt.
Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.
- 01Account naar relatieSalesforce → Exact Onlinebij de eerste gewonnen opportunity
Een Salesforce-account wordt een relatie in de juiste Exact-administratie. Het debiteurnummer uit Exact gaat terug naar het account en is vanaf dan de sleutel tussen beide systemen.
- 02Gewonnen opportunitySalesforce → Exact Onlineals de fase Closed Won wordt
De opportunity-producten worden regels van een verkooporder of verkoopfactuur. De koppeling kiest de administratie op basis van een veld in Salesforce, zoals de verkopende entiteit, en neemt de valuta van de opportunity mee.
- 03ArtikelenExact Online → Salesforcebij een nieuw of gewijzigd artikel
Artikelen uit Exact vullen de productcatalogus in Salesforce. Prijsboeken per markt of kanaal beheer je daarna in Salesforce, zolang de artikelcode gelijk blijft.
- 04Facturen en openstaand saldoExact Online → Salesforcedagelijks en na elke betaling
Facturen en betalingen uit Exact komen bij het account in Salesforce. Service ziet bij een vraag van de klant meteen welke factuur openstaat, zonder toegang tot Exact.
- 05Blokkade en kredietlimietExact Online → Salesforceals finance een relatie aanpast
Zet finance een relatie in Exact op geblokkeerd of past hij de kredietlimiet aan, dan ziet sales dat bij het account voordat er een nieuwe opportunity wordt gesloten.
Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor Exact Online en Salesforce precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.
In de App Store van Exact Online staan Salesforce-koppelingen van andere partijen. Zo'n koppeling is een goede start als je één administratie hebt en je opportunity-proces dicht bij de standaard van Salesforce ligt.
Salesforce-orgs zijn zelden standaard. Eigen objecten, validatieregels, goedkeuringsprocessen en meerdere valuta maken dat een kant-en-klare koppeling vaak net niet past. Vraag vooraf hoe de koppeling met jouw velden werkt en hoe hij kiest tussen administraties.
- Je hebt meerdere bv's of landen, elk met een eigen Exact-administratie.
- Je gebruikt eigen objecten in Salesforce, bijvoorbeeld voor contracten of installaties, die in Exact moeten landen.
- Je verkoopt in meerdere valuta en wilt die valuta terugzien in Exact.
- Je wilt wijzigingen direct doorzetten met Change Data Capture in plaats van periodiek te vergelijken.
- Je hebt veel historie en de eerste vulling moet binnen de limieten van Exact passen.
AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.
Factuurvragen in service
Een klant mailt over een factuur. Een AI-stap in Salesforce haalt de factuur, de betaalstatus en eventuele creditnota's uit Exact en stelt een antwoord voor. De servicemedewerker controleert en verstuurt. Er gaat niets naar Exact terug.
Signaal bij veranderend betaalgedrag
Een model vergelijkt hoe een account betaalt met zijn eigen historie. Betaalt een grote klant ineens structureel later, dan krijgt de accountmanager een taak. Of de kredietlimiet of de voorwaarden veranderen, beslist finance.
De juiste administratie
Elke Exact-aanroep gaat naar één administratie. Leg in Salesforce vast welke bv verkoopt en laat de koppeling daarop routeren. Ontbreekt dat veld, laat een validatieregel dan voorkomen dat de opportunity op Closed Won gaat.
Limieten bij grote aantallen
Exact staat per app en per administratie 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag toe, zonder parallelle aanroepen. Doe de eerste vulling met de Bulk- en Sync-API, 1.000 records per keer, en synchroniseer daarna alleen wijzigingen via een wachtrij.
Editie en wijzigingsgebeurtenissen
Change Data Capture, waarmee Salesforce wijzigingen in records als gebeurtenis publiceert, is beschikbaar in de Enterprise-, Performance-, Unlimited- en Developer-edities. Met een andere editie vergelijkt de koppeling periodiek op wijzigingsdatum.
Leidend per veld
Salesforce is leidend voor accountstructuur, contactpersonen en opportunities. Exact voor debiteurnummer, btw-nummer, betaalconditie en alles rond facturen. Adressen zijn het lastigst: leg vast of het factuuradres in Salesforce of in Exact wordt beheerd.
Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Account naar relatie, Gewonnen opportunity, Artikelen, Facturen en openstaand saldo, Blokkade en kredietlimiet.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: De juiste administratie, Limieten bij grote aantallen, Editie en wijzigingsgebeurtenissen, Leidend per veld.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.
Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
Is er een standaardkoppeling tussen Salesforce en Exact Online?
In de App Store van Exact Online staan Salesforce-koppelingen van andere partijen. Die passen bij één administratie en een standaard opportunity-proces. Met meerdere administraties, eigen objecten of meerdere valuta is een eigen koppeling vaak nodig.
Kan een Closed Won-opportunity automatisch een order worden in Exact?
Ja. De opportunity-producten worden regels van een verkooporder of verkoopfactuur. Verkooporders via de API bestaan alleen in de Exact-pakketten voor groothandel en productie; in andere pakketten maak je een verkoopfactuur of een verkoopboeking.
Hoe koppel ik één Salesforce-org aan meerdere Exact-administraties?
Elke aanroep naar Exact bevat de code van één administratie. De koppeling kiest die op basis van een veld in Salesforce, zoals de verkopende bv. Relaties en artikelen moeten dan per administratie bestaan, en een account kan in elke administratie een eigen debiteurnummer hebben.
Past een grote Salesforce-org binnen de limieten van Exact?
Meestal wel, als je de koppeling erop ontwerpt. Gebruik de Sync-API voor alleen gewijzigde records, webhooks van Exact in plaats van steeds opnieuw vragen, en een wachtrij die aanroepen na elkaar uitvoert. Wie elke nacht alles opnieuw vergelijkt, loopt vast op 5.000 aanroepen per administratie per dag.
Kan service in Salesforce zien welke facturen openstaan?
Ja. De koppeling leest facturen en openstaande posten uit Exact en zet ze bij het account. Service en sales zien dan wat openstaat, zonder dat ze een Exact-account nodig hebben.
Gerelateerde diensten
- Exact Online koppelen aan HubSpotExact Online koppelen aan HubSpot: welke gegevens je uitwisselt, wat de eigen app van HubSpot doet en waar je op let bij deals, facturen en betaalstatus.
- Exact Online koppelen aan PipedriveExact Online koppelen aan Pipedrive: gewonnen deals als factuur in Exact, betaalstatus terug bij de deal, en waar je op let bij personen en producten.
- Exact Online koppelen aan ShopifyExact Online koppelen aan Shopify: orders als verkoopboeking, btw bij EU-verkoop, uitbetalingen van Shopify Payments afletteren en voorraad bijhouden.
- Exact Online koppelen aan WooCommerceExact Online koppelen aan WooCommerce: orders en terugbetalingen boeken, btw-instellingen gelijk trekken, betaalproviders verwerken en voorraad bijhouden.
- Exact Online koppelen aan bolExact Online koppelen aan bol.com: orders boeken, de factuur van bol met commissie en kosten verwerken, zakelijke facturen uploaden en LVB-voorraad volgen.
- Exact Online koppelen aan SimplicateExact Online koppelen aan Simplicate: wat de eigen koppeling met facturen en betalingen doet, hoe je omzetgroepen inricht en wanneer je meer nodig hebt.
Bronnen
De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.