KOPPELINGENEXACT ONLINE + PIPEDRIVEExact Online koppelen aan Pipedrive
Pipedrive is gemaakt voor verkopers die snel willen werken, Exact Online voor een boekhouding die klopt. Zonder koppeling zit daartussen iemand die gewonnen deals overtypt. Met een koppeling wordt een gewonnen deal een factuur, en ziet de verkoper in Pipedrive wanneer er betaald is.
ISO 9001 & 27001
- Organisatie en personen komt uit Pipedrive
- Gewonnen deal met producten komt uit Pipedrive
- Productcatalogus gaat naar Pipedrive
- Betaalstatus gaat naar Pipedrive
Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman
Kleinere sales-teams kiezen vaak Pipedrive om de pijplijn overzichtelijk te houden. Organisaties, personen en deals staan er, meestal met producten op de deal, zodat Pipedrive de dealwaarde zelf uitrekent. De factuur maakt finance daarna in Exact Online, met dezelfde producten en bedragen die al in Pipedrive stonden.
In zo'n team is finance vaak één persoon of de externe boekhouder. Een deal die niet doorkomt of een verkeerd adres valt dan pas op als de klant belt. Een koppeling legt de overdracht vast: wat verkocht is, wordt gefactureerd, met de gegevens die de verkoper al heeft ingevuld.
Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.
- 01Organisatie en personenPipedrive → Exact Onlinebij een gewonnen deal
De Pipedrive-organisatie wordt een relatie in Exact, de personen worden contactpersonen. Het debiteurnummer uit Exact komt terug in een eigen veld bij de organisatie.
- 02Gewonnen deal met productenPipedrive → Exact Onlineals een deal op gewonnen gaat
Pipedrive stuurt een webhook bij de wijziging. De koppeling maakt een verkoopfactuur in Exact met de producten, aantallen en prijzen van de deal. Die staat klaar tot iemand hem verwerkt; pas dan ontstaat de boeking en kan hij naar de klant.
- 03ProductcatalogusExact Online → Pipedrivebij een nieuw of gewijzigd artikel
Exact is leidend voor artikelcodes en prijzen. Pipedrive krijgt de catalogus uit Exact, zodat de verkoper kiest uit producten die finance ook kent.
- 04BetaalstatusExact Online → Pipedriveals een factuur betaald is
De betaalstatus uit Exact komt terug bij de deal. Is een factuur over de vervaldatum, dan kan de koppeling een activiteit voor de verkoper maken.
Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor Exact Online en Pipedrive precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.
In de App Store van Exact Online staat een Pipedrive-koppeling van een andere partij. Voor één administratie en producten met vaste prijzen is zo'n koppeling vaak voldoende. Test wel hoe hij omgaat met een deal zonder organisatie, een deal met korting en een creditnota.
Verwacht geen regels die bij jouw werkwijze horen: een deal die pas gefactureerd mag worden na levering, of een aanbetaling bij opdracht en de rest bij oplevering. Daarvoor is een eigen koppeling nodig, op de API van Pipedrive en die van Exact.
- Je factureert in termijnen, bijvoorbeeld een aanbetaling bij opdracht en de rest na oplevering.
- Een deal mag pas naar Exact als er een getekende offerte of een inkoopordernummer is.
- Je gebruikt eigen velden in Pipedrive die op de factuur moeten, zoals een projectnaam of de referentie van de klant.
- Je hebt meerdere Exact-administraties en de pipeline bepaalt welke bv factureert.
AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.
Deal klaarmaken voor facturatie
Voordat een gewonnen deal naar Exact gaat, kijkt een AI-stap of alles compleet is: adres, btw-nummer, referentie van de klant, producten die in Exact bestaan. Ontbreekt iets, dan krijgt de verkoper een activiteit in Pipedrive en blijft de factuur staan tot het is aangevuld.
Betaalherinnering in de toon van de verkoper
Staat een factuur lang open, dan schrijft AI een conceptmail voor de verkoper, met factuurnummer en bedrag uit Exact. De verkoper past aan en verstuurt. Officiële aanmaningen blijven via finance en Exact lopen.
Personen zonder organisatie
In Pipedrive kan een deal aan een persoon hangen zonder organisatie. In Exact hoort elke contactpersoon bij een relatie. Leg vast dat de koppeling dan een relatie op naam van de persoon maakt, of dat de deal pas doorgaat als er een organisatie aan hangt.
Productcodes gelijk houden
Elk product in Pipedrive moet naar precies één artikel in Exact wijzen. Gebruik de Exact-artikelcode als sleutel en laat verkopers geen producten aanmaken die finance niet kent.
Btw en korting
Pipedrive rekent per product met een belastinginstelling en eventueel korting, Exact met btw-codes. Leg de vertaling vast en test een deal met korting. Een klein verschil tussen dealwaarde en factuurbedrag is anders lastig uit te leggen aan de klant.
Een deal die weer opengaat
Een verkoper kan een gewonnen deal terugzetten en later opnieuw winnen. Bewaar daarom het Exact-factuurnummer bij de deal en laat de koppeling daarop controleren, zodat er geen tweede factuur ontstaat.
Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Organisatie en personen, Gewonnen deal met producten, Productcatalogus, Betaalstatus.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Personen zonder organisatie, Productcodes gelijk houden, Btw en korting, Een deal die weer opengaat.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.
Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
Kan ik Pipedrive koppelen aan Exact Online?
Ja. In de App Store van Exact Online staat een koppeling van een andere partij, en via de API's van beide systemen kun je ook een eigen koppeling bouwen. Pipedrive meldt wijzigingen in deals, organisaties, personen en producten via webhooks; Exact heeft een REST-API voor relaties, artikelen en facturen.
Wordt een gewonnen deal automatisch een factuur in Exact?
Dat kan. De koppeling maakt een verkoopfactuur met de producten van de deal. Die kun je laten klaarstaan, zodat finance hem controleert voordat hij wordt verwerkt en verstuurd.
Ziet de verkoper in Pipedrive of de klant betaald heeft?
Ja. De koppeling leest de betaalstatus uit Exact en zet die bij de deal. Gaat een factuur over de vervaldatum, dan kan er automatisch een activiteit voor de verkoper komen.
Welk systeem is leidend voor producten en prijzen?
Meestal Exact, want daar staan de artikelcodes waarop omzet en voorraad geboekt worden. Pipedrive krijgt de catalogus uit Exact, zodat een verkoper geen product verkoopt dat in de boekhouding niet bestaat.
Wat als ik in Pipedrive met termijnen of aanbetalingen werk?
Controleer eerst of een standaardkoppeling termijnen ondersteunt. Zo niet, dan legt een eigen koppeling per termijn vast wanneer welk deel gefactureerd wordt. Per termijn bewaart hij het Exact-factuurnummer bij de deal, zodat je ziet wat al gefactureerd en betaald is.
Gerelateerde diensten
- Exact Online koppelen aan HubSpotExact Online koppelen aan HubSpot: welke gegevens je uitwisselt, wat de eigen app van HubSpot doet en waar je op let bij deals, facturen en betaalstatus.
- Exact Online koppelen aan SalesforceExact Online koppelen aan Salesforce: opportunities naar de juiste administratie, betaalstatus terug en een opzet die past binnen de limieten van Exact.
- Exact Online koppelen aan ShopifyExact Online koppelen aan Shopify: orders als verkoopboeking, btw bij EU-verkoop, uitbetalingen van Shopify Payments afletteren en voorraad bijhouden.
- Exact Online koppelen aan WooCommerceExact Online koppelen aan WooCommerce: orders en terugbetalingen boeken, btw-instellingen gelijk trekken, betaalproviders verwerken en voorraad bijhouden.
- Exact Online koppelen aan bolExact Online koppelen aan bol.com: orders boeken, de factuur van bol met commissie en kosten verwerken, zakelijke facturen uploaden en LVB-voorraad volgen.
- Exact Online koppelen aan SimplicateExact Online koppelen aan Simplicate: wat de eigen koppeling met facturen en betalingen doet, hoe je omzetgroepen inricht en wanneer je meer nodig hebt.
Bronnen
De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.