KOPPELINGENEXACT ONLINE + SIMPLICATEExact Online koppelen aan Simplicate
Simplicate is voor veel dienstverleners de plek waar projecten, uren en facturen samenkomen. Exact Online is de boekhouding. Simplicate heeft een eigen koppeling met Exact, dus de vraag is meestal niet óf je koppelt, maar hoe je het inricht en welk handwerk er daarna nog overblijft.
ISO 9001 & 27001
- Verkoopfacturen en creditnota's komt uit Simplicate
- Relaties komt uit Simplicate
- Betalingen gaat naar Simplicate
- Inkoopfacturen komt uit Simplicate
- Onderhanden werk komt uit Simplicate
Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman
Bureaus en adviesbedrijven werken in Simplicate van offerte tot factuur: uren schrijven, budget bewaken, factureren op nacalculatie of abonnement. De factuur ontstaat dus in Simplicate. Exact moet die omzet op de juiste grootboekrekening boeken en bijhouden wat betaald is.
Rond die factuur ligt ander werk: onderhanden werk dat aan het eind van de maand in de boekhouding moet, projectkosten uit Exact die je in Simplicate wilt zien, of een tweede administratie voor een andere bv. Die onderdelen staan niet in de beschrijving van de standaardkoppeling. Kijk dus wat er bij jou nog met de hand gebeurt.
Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.
- 01Verkoopfacturen en creditnota'sSimplicate → Exact Onlineals een factuur in Simplicate verstuurd is
Elke factuur en creditnota uit Simplicate komt in Exact. De omzetgroep in Simplicate bepaalt op welke grootboekrekening en eventueel kostenplaats de omzet landt, met een standaardrekening als vangnet.
- 02RelatiesSimplicate → Exact Onlinebij de eerste factuur aan een klant
Simplicate vergelijkt relaties op naam met de debiteuren in Exact. Je kunt een match handmatig vastleggen. Zonder match maakt de koppeling bij de eerste factuur een nieuwe debiteur aan.
- 03BetalingenExact Online → Simplicateelke nacht
Simplicate kijkt in de openstaande posten van Exact. Is een factuur daar afgeletterd, dan staat hij de volgende ochtend als betaald in Simplicate. Tussendoor kun je betalingen handmatig bijwerken.
- 04InkoopfacturenSimplicate → Exact Onlinebij vastleggen in Simplicate
Inkoopfacturen die je in Simplicate vastlegt, gaan ook naar Exact. Zo staan inkoopkosten tegenover het projectbudget en in de boekhouding.
- 05Onderhanden werkSimplicate → Exact Onlineaan het eind van de maand
Gemaakte maar nog niet gefactureerde uren kunnen als memoriaalboeking naar Exact, die je de maand erna terugdraait. Dat richt je in als aparte stap, op de API's van Simplicate en Exact.
Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor Exact Online en Simplicate precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.
Simplicate bouwt de koppeling met Exact Online zelf, en hij staat ook in de App Store van Exact. Verkoop- en inkoopfacturen gaan op grootboekniveau naar Exact en betaalinformatie komt vanzelf terug. Je koppelt omzetgroepen aan grootboekrekeningen en eventueel kostenplaatsen, en de btw-codes van Simplicate aan die van Exact. Facturen van voor de koppeling kun je vanaf een gekozen datum alsnog laten verwerken.
Factureer je in Simplicate en wil je vooral de omzet goed geboekt en de betaalstatus terug, dan is deze koppeling genoeg. Er gelden twee voorwaarden: factuurnummers mogen alleen uit cijfers bestaan, en de periode-datumtabel in Exact staat bij voorkeur op optioneel.
- Je wilt het onderhanden werk elke maand automatisch als journaalpost in Exact.
- Je wilt projectkosten en marge uit Exact per project terugzien in Simplicate.
- Je hebt meerdere bv's en het project bepaalt in welke administratie de omzet hoort.
- Je wilt uren uit Simplicate en cijfers uit Exact samen in één rapportage.
AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.
Factuurconcepten nalopen
Voordat Simplicate de facturen verstuurt, loopt AI de concepten na: uren op een verkeerd project, een tarief dat afwijkt van de offerte, een factuur zonder de referentie die de klant vraagt. De projectleider beslist wat er verandert.
Hoe staat deze klant ervoor?
Een projectleider vraagt een AI-assistent naar een klant: hoeveel budget is er nog, wat is gefactureerd, wat staat er open in Exact. De assistent leest uit beide systemen en wijzigt niets.
Relaties koppelen op naam
De koppeling vergelijkt relaties op naam. Staat een klant in Exact als 'Jansen B.V.' en in Simplicate als 'Jansen BV', dan krijg je een tweede debiteur. Loop bij de start de voorgestelde matches na; heb je meer dan 2.000 relaties, dan sla je elke pagina apart op.
Factuurnummers en periodes
Exact herkent een factuurnummer met letters of tekens niet als geldig. Stel de nummering in Simplicate daarom in op alleen cijfers. Zet de periode-datumtabel in Exact op optioneel; dan komen facturen het vaakst zonder fout binnen.
Betaalstatus loopt een nacht achter
Betalingen komen 's nachts terug in Simplicate. Wie een herinnering stuurt vanuit Simplicate, kan een klant aanschrijven die gisteren betaalde. Werk de betalingen eerst handmatig bij, of stuur herinneringen vanuit Exact.
Omzetgroep bepaalt het grootboek
Omzet landt op de rekening die aan de omzetgroep hangt. Een nieuwe dienst met een verkeerde omzetgroep boekt dus op de verkeerde rekening. Maak het kiezen van de omzetgroep een vaste stap bij het aanmaken van een dienst.
Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Verkoopfacturen en creditnota's, Relaties, Betalingen, Inkoopfacturen, Onderhanden werk.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Relaties koppelen op naam, Factuurnummers en periodes, Betaalstatus loopt een nacht achter, Omzetgroep bepaalt het grootboek.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.
Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
Heeft Simplicate een koppeling met Exact Online?
Ja. Simplicate heeft een eigen boekhoudkoppeling met Exact Online, die ook in de App Store van Exact staat. Facturen en creditnota's gaan naar Exact, betaalinformatie komt terug in Simplicate.
Hoe vaak komt de betaalstatus uit Exact terug in Simplicate?
Elke nacht. Simplicate kijkt dan in de openstaande posten van Exact, en een afgeletterde factuur staat de volgende ochtend als betaald. Stuur je herinneringen, werk de betalingen dan eerst handmatig bij.
Waarom maakt de koppeling dubbele debiteuren aan?
Omdat relaties op naam worden vergeleken. Een kleine afwijking in schrijfwijze is genoeg voor een nieuwe debiteur. Koppel bestaande relaties bij de start handmatig en spreek één schrijfwijze af.
Kan onderhanden werk uit Simplicate automatisch naar Exact?
Dat staat niet in de beschrijving van de standaardkoppeling, die draait om facturen en betalingen. Met een eigen koppeling op de API's van Simplicate en Exact zet je het onderhanden werk elke maand als memoriaalboeking in Exact. Omdat zo'n boeking via de API niet te wijzigen is, verwijder of draai je hem de maand erna terug.
Wanneer is de standaardkoppeling niet genoeg?
Als je meer wilt dan facturen en betaalstatus: onderhanden werk, projectkosten uit Exact in Simplicate, meerdere administraties per project of rapportages die uren en boekhouding combineren. Die bouw je naast de standaardkoppeling, niet in plaats ervan.
Gerelateerde diensten
- Exact Online koppelen aan HubSpotExact Online koppelen aan HubSpot: welke gegevens je uitwisselt, wat de eigen app van HubSpot doet en waar je op let bij deals, facturen en betaalstatus.
- Exact Online koppelen aan SalesforceExact Online koppelen aan Salesforce: opportunities naar de juiste administratie, betaalstatus terug en een opzet die past binnen de limieten van Exact.
- Exact Online koppelen aan PipedriveExact Online koppelen aan Pipedrive: gewonnen deals als factuur in Exact, betaalstatus terug bij de deal, en waar je op let bij personen en producten.
- Exact Online koppelen aan ShopifyExact Online koppelen aan Shopify: orders als verkoopboeking, btw bij EU-verkoop, uitbetalingen van Shopify Payments afletteren en voorraad bijhouden.
- Exact Online koppelen aan WooCommerceExact Online koppelen aan WooCommerce: orders en terugbetalingen boeken, btw-instellingen gelijk trekken, betaalproviders verwerken en voorraad bijhouden.
- Exact Online koppelen aan bolExact Online koppelen aan bol.com: orders boeken, de factuur van bol met commissie en kosten verwerken, zakelijke facturen uploaden en LVB-voorraad volgen.
Bronnen
De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.