Profiel
Een nieuwe medewerker aannemen is leuk. De twintig handelingen eromheen niet, en ze zijn elke keer hetzelfde.
Contract, ondertekening, gegevens, laptop, accounts, toegangspas, inwerkschema, voorstellen aan het team.
De Onboarding-assistent zet de reeks in gang, jaagt aan wat blijft liggen en meldt wat er op de eerste dag nog niet klaar is.
Wat het doet, stap voor stap
- Indiensttreding ontvangenNaam, functie, startdatum, afdeling en leidinggevende.
- Taken uitzettenBij HR, IT, facilitair en de leidinggevende, elk met een eigen deadline.
- Documenten verzamelenOndertekend contract, identiteitsgegevens en wat er verder nodig is.
- Voortgang bewakenWat is klaar, wat loopt, en wat komt te laat voor de startdatum.
- Eerste dag voorbereidenInwerkschema, kennismakingen en een bericht naar het team.
Werkt met deze systemen
- AFAS
- Recruitee
- Homerun
- Teamtailor
- Microsoft 365
- API's
Jira Service Management
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties die regelmatig mensen aannemen.
- Bedrijven waar onboarding over meerdere afdelingen loopt.
- Situaties waarin nieuwe mensen op dag één zitten te wachten.
Past minder goed als
- Organisaties met een paar nieuwe medewerkers per jaar.
- Het inwerken zelf: dat is werk van collega's en juist niet te automatiseren.
Wat het kan opleveren
- Nieuwe medewerkers die op dag één kunnen beginnen.
- Minder tijd van HR aan naloopwerk.
- Een vaste onboarding die niet afhangt van wie hem toevallig doet.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Wat kan een AI-medewerker doen bij het inwerken van nieuwe collega's?
De administratie en de coördinatie eromheen: taken uitzetten, documenten verzamelen, deadlines bewaken en signaleren wat niet op tijd klaar is. Het inwerken zelf blijft mensenwerk, en dat moet ook zo blijven.
Hoeveel tijd bespaart onboarding-automatisering?
In de markt wordt veertig tot zestig procent minder administratieve tijd genoemd voor dit soort trajecten. Wat het bij jou wordt hangt af van hoeveel stappen je nu handmatig doet en over hoeveel afdelingen ze lopen. We meten het in het traject in plaats van het vooraf te beloven.
Werkt dit samen met AFAS of ons ATS?
Ja. De indiensttreding komt uit het systeem waar je hem al vastlegt, zodat er geen tweede lijst ontstaat.
Verstuurt hij zelf arbeidscontracten?
Hij kan het contract klaarzetten en het ondertekeningsproces bewaken. Het versturen zelf laten we meestal bij HR, omdat een contract een juridisch document is en geen standaardmail.
Wat gebeurt er met de persoonsgegevens van de nieuwe medewerker?
Die blijven in de systemen waar ze horen. De assistent verplaatst geen persoonsgegevens naar een eigen opslag; wat hij ophaalt en hoe lang dat bewaard blijft, leggen we per implementatie vast.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.