Your Tech Club
Plan gesprek
Terug naar alle 62 profielen

Profiel

Elke maand hetzelfde: een nieuwe medewerker, iemand die vertrekt, gewijzigde uren, een vergoeding die erbij komt. De mutaties komen binnen via mail, formulieren en losse berichten.

Een salarisadministrateur besteedt veel tijd aan verzamelen en navragen, en salarisadministrateurs zijn lastig te vinden.

De Salarisassistent verzamelt de mutaties, controleert of ze compleet zijn en zet ze klaar in Loket, Nmbrs of AFAS. De salarisadministrateur controleert en keurt goed voordat er verloond wordt.

Wat het doet, stap voor stap

  1. Mutaties verzamelenIn- en uitdiensttredingen, gewijzigde uren, vergoedingen en inhoudingen, uit mail, formulieren en je HR-systeem.
  2. Compleetheid controlerenOntbreekt er een ingangsdatum, een getekend contract of een gegeven dat het salarispakket nodig heeft?
  3. NavragenGericht bij de leidinggevende of de medewerker, met één vraag in plaats van een formulier.
  4. Klaarzetten in het salarispakketIn de juiste periode, als concept dat nog goedgekeurd moet worden.
  5. Voorleggen ter goedkeuringDe salarisadministrateur ziet per mutatie de bron en keurt goed.

Ingewerkt in jouw bedrijf

Ilse begint niet met een standaardscript. Net als een nieuwe collega wordt Ilse eerst ingewerkt in hoe jullie werken.

  • Jouw kennisWe werken Ilse in met jullie eigen documenten, voorbeelden en afspraken, zodat het werk klopt zoals het bij jullie hoort.
  • Jouw systemenKoppelingen richten we in op de pakketten die je al gebruikt. Andere velden of andere stappen? Dan passen we het daarop aan.
  • Jouw regelsJij bepaalt wat Ilse zelf afhandelt en wat altijd eerst langs een mens gaat.
  • Groeit meeVerandert je werkwijze, een systeem of een regel? Dan passen we Ilse daarop aan.

Werkt met deze systemen

Salaris
Uren
  • Databases
  • API's
Communicatie
Documenten

Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.

Wat automatisch gaat en wat niet

Jij houdt de controle.

Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:

  • wat automatisch mag gebeuren.
  • wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
  • wanneer iemand wordt ingeschakeld.
  • welke informatie wordt opgeslagen.
  • hoe acties worden gelogd.

Past dit bij jouw organisatie?

Past goed als

  • Werkgevers bij wie elke maand mutaties uit verschillende hoeken binnenkomen.
  • Administratiekantoren die voor meerdere werkgevers verlonen.
  • Situaties waarin de verloning wacht op ontbrekende gegevens.

Past minder goed als

  • Advies over loonheffingen, de cao of fiscale regelingen: dat blijft vakwerk.
  • Kleine werkgevers met een paar mutaties per jaar.

Wat het kan opleveren

  • Mutaties die compleet zijn voordat de verloning begint.
  • Minder correcties in een volgende periode.
  • Minder navragen op het laatste moment.

Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.

Veelgestelde vragen

Kan AI de salarisadministratie overnemen?

Het verzamelen en klaarzetten van mutaties wel, de verloning zelf niet. De berekening blijft in je salarispakket en de salarisadministrateur controleert en keurt goed. Wat AI overneemt, is het werk ervoor: mutaties bij elkaar zoeken, controleren en navragen.

Werkt dit met Loket, Nmbrs en AFAS?

Ja, via hun API's. In Loket kan een nieuwe medewerker als conceptwerknemer worden klaargezet, die het salariskantoor daarna aanvult. Dat is ook de route die Loket zelf aanraadt. Bij Nmbrs let je op de periode waarin een mutatie valt, want een mutatie in de verkeerde periode levert een correctie op.

Hoe weet hij of een salarismutatie compleet is?

Uit een lijst per soort mutatie die we samen met je salarisadministratie opstellen: wat is er nodig bij een indiensttreding, bij een urenwijziging of bij een vertrek. Ontbreekt er iets, dan vraagt hij het na bij wie het moet aanleveren.

Hoe gaat hij om met gevoelige gegevens zoals BSN en salaris?

Die blijven in je HR- en salarissysteem. Hij haalt alleen op wat nodig is voor de mutatie en bewaart geen kopie in een eigen opslag. Wie wat mag zien en hoe lang iets bewaard blijft, leggen we per implementatie vast.

Wordt er verloond zonder dat iemand meekijkt?

Nee. Hij zet mutaties klaar, maar de salarisadministrateur keurt goed voordat er verloond wordt. Een fout in een salaris raakt iemand direct, dus die controle laten we standaard bij een mens.

Is dit ook iets voor een administratiekantoor?

Ja, juist daar komen mutaties van veel werkgevers via veel kanalen binnen. Bij Nmbrs regel je de toegang via de REST API per werkgever, niet met één masterlogin. Dat nemen we mee in de inrichting.

Zo zet je dit in

  1. 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
  2. 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
  3. 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.
Wat kost een AI-medewerker?

Meer taken voor HR

Bekijk alle AI-medewerkers voor HR