Profiel
Rond verzuim gelden vaste termijnen, en die termijnen missen kost geld.
Tegelijk is verzuim het meest gevoelige dossier dat je hebt, met medische gegevens die HR niet eens mag zien.
De Verzuimadministrateur raakt de inhoud daarom niet aan. Hij bewaakt de administratieve stappen en de termijnen en meldt wat er moet gebeuren.
Wat het doet, stap voor stap
- Ziekmelding registrerenDatum en melder, zonder medische details vast te leggen.
- Termijnen berekenenDe stappen uit de Wet verbetering poortwachter, gerekend vanaf de eerste ziektedag.
- Acties aankondigenWie moet wanneer wat doen: leidinggevende, HR of arbodienst.
- Documenten bewakenIs het plan van aanpak er, is de evaluatie vastgelegd, is de arbodienst ingeschakeld.
- Escaleren bij dreigende overschrijdingRuim voor de datum, niet erna.
Werkt met deze systemen
- AFAS
- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met genoeg medewerkers om structureel verzuim te hebben.
- Bedrijven zonder eigen verzuimspecialist.
- Situaties waarin poortwachtertermijnen wel eens gemist worden.
Past minder goed als
- Alles wat met de medische situatie te maken heeft: dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts.
- Het gesprek met de medewerker zelf.
Wat het kan opleveren
- Termijnen die gehaald worden omdat ze op tijd worden aangekondigd.
- Een compleet dossier zonder medische gegevens op de verkeerde plek.
- Minder administratieve druk op de leidinggevende.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Mag AI worden ingezet bij verzuimbegeleiding?
Voor de administratieve kant wel, voor de medische kant niet. Medische gegevens mogen alleen bij de bedrijfsarts en arbodienst liggen, niet bij HR en dus ook niet in een systeem dat HR bedient. Deze medewerker registreert alleen dat iemand ziek is en welke stap wanneer aan de beurt is.
Welke termijnen bewaakt hij precies?
De vaste momenten uit de Wet verbetering poortwachter, zoals de probleemanalyse, het plan van aanpak, de bijstellingen en de evaluaties. Welke stappen bij jullie bij wie liggen, leggen we vast bij de inrichting.
Wat gebeurt er als een termijn dreigt te worden gemist?
Dan gaat er ruim van tevoren een signaal naar de verantwoordelijke, en bij uitblijven daarna naar HR. Het doel is voorkomen, niet achteraf constateren.
Hoe voorkomen jullie dat er toch medische informatie wordt vastgelegd?
Door de velden waar dat in terecht zou kunnen komen niet aan te bieden en vrije tekst rond ziekmeldingen niet op te slaan. Dat is een ontwerpkeuze, niet iets wat we aan gebruikers overlaten.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.