Profiel
Hoeveel verlof heb ik nog, hoe zit het met ouderschapsverlof, waar vind ik mijn loonstrook, wat is de regeling voor thuiswerken.
Het zijn vragen waarvan het antwoord vastligt, en die toch steeds bij dezelfde HR-medewerker terechtkomen.
De HR-helpdesk antwoordt uit jouw regelingen, met de bron erbij, en geeft door wat persoonlijk is of om een uitzondering vraagt.
Wat het doet, stap voor stap
- Vraag ontvangenIn Teams, via de mail of via het intranet.
- Bron zoekenIn de personeelsgids, de cao of de regeling die van toepassing is.
- Antwoorden met bronHet antwoord plus de vindplaats, zodat iemand het kan nalezen.
- Persoonlijke gegevens afschermenVragen over het eigen dossier gaan pas door na verificatie, of meteen naar HR.
- Doorgeven wat mensenwerk isAlles met een uitzondering, een conflict of een persoonlijke situatie.
Werkt met deze systemen
- AFAS
- Databases
SharePoint
Confluence- Helpcentrum
- API's
- Microsoft 365
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met meer dan honderd medewerkers.
- Bedrijven met een cao of uitgebreide regelingen.
- Situaties waarin HR veel tijd kwijt is aan dezelfde vragen.
Past minder goed als
- Gesprekken over functioneren, verzuim of conflicten.
- Organisaties waar de regelingen nergens goed staan opgeschreven.
Wat het kan opleveren
- Antwoord op het moment dat de vraag opkomt, ook buiten kantooruren.
- Minder onderbrekingen bij HR voor standaardvragen.
- Antwoorden die verwijzen naar de bron in plaats van naar iemands geheugen.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Mag een AI-medewerker vragen over het eigen personeelsdossier beantwoorden?
Alleen na verificatie van wie er vraagt, en alleen voor gegevens die iemand sowieso over zichzelf mag zien, zoals verlofsaldo. Alles wat verder gaat, gaat naar HR. Verkeerd verstrekken van personeelsgegevens is een datalek, dus we zijn hier bewust streng.
Kan hij antwoorden op basis van onze cao?
Ja, mits de cao als bron beschikbaar is. Wat we vooraf regelen is wie hem bijhoudt bij een nieuwe cao-periode, want een antwoord uit een verlopen cao is erger dan geen antwoord.
Wat als iemand een vraag stelt over verzuim of een conflict?
Dan draagt hij over aan een mens, zonder inhoudelijk te antwoorden. Dat is een harde regel in de inrichting, geen inschatting per geval.
Werkt dit binnen Teams?
Ja, en dat is meestal de beste plek: mensen stellen hun vraag daar waar ze toch al zitten, in plaats van op een portaal dat ze moeten opzoeken.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.