Profiel
Tussen een getekende offerte en een monteur op locatie zit de werkvoorbereiding: materiaal bestellen, tekeningen en gegevens verzamelen, een planning maken en uitzoeken wat er nog ontbreekt.
In de installatie en de bouw is een goede werkvoorbereider moeilijk te vinden. Blijft dit werk liggen, dan staat de monteur op locatie zonder het juiste materiaal of zonder de informatie die hij nodig heeft.
De Werkvoorbereider zet uit de offerte en de opdracht een werkpakket klaar: materiaallijst, planningsvoorstel en de vragen die nog openstaan. De projectleider of werkvoorbereider controleert en geeft het werk vrij.
Wat het doet, stap voor stap
- Opdracht inlezenOfferte, opdrachtbevestiging, calculatie en de afspraken met de klant.
- Materiaallijst opstellenUit de calculatie, naast de voorraad gelegd, met een bestelvoorstel voor wat ontbreekt.
- Informatie verzamelenTekeningen, gegevens van de locatie, de contactpersoon en bijzonderheden over toegang.
- Ontbrekende informatie opvragenBij de klant, de adviseur of de leverancier, gericht en met een termijn.
- Werkpakket klaarzettenMet een planningsvoorstel, ter controle bij de projectleider voordat het werk wordt vrijgegeven.
Ingewerkt in jouw bedrijf
Gijs begint niet met een standaardscript. Net als een nieuwe collega wordt Gijs eerst ingewerkt in hoe jullie werken.
- Jouw kennisWe werken Gijs in met jullie eigen documenten, voorbeelden en afspraken, zodat het werk klopt zoals het bij jullie hoort.
- Jouw systemenKoppelingen richten we in op de pakketten die je al gebruikt. Andere velden of andere stappen? Dan passen we het daarop aan.
- Jouw regelsJij bepaalt wat Gijs zelf afhandelt en wat altijd eerst langs een mens gaat.
- Groeit meeVerandert je werkwijze, een systeem of een regel? Dan passen we Gijs daarop aan.
Werkt met deze systemen
- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Installatiebedrijven en aannemers met veel kleine en middelgrote projecten.
- Organisaties waar monteurs nu op locatie ontdekken wat er ontbreekt.
- Bedrijven met een calculatie in het ERP of een vast offerteformat.
Past minder goed als
- Technisch ontwerp, berekeningen en veiligheidsafwegingen: die blijven bij een vakman.
- Grote, unieke projecten waarbij elke werkvoorbereiding maatwerk is.
Wat het kan opleveren
- Monteurs die met het juiste materiaal en de juiste informatie op pad gaan.
- Minder extra ritten naar de groothandel.
- Openstaande vragen die bekend zijn voordat het werk begint.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Kan AI werkvoorbereiding overnemen?
Het verzamel- en controlewerk wel: materiaal uit de calculatie halen, naast de voorraad leggen, gegevens verzamelen en opvragen wat ontbreekt. Het technische oordeel en de vrijgave van het werk blijven bij de werkvoorbereider of projectleider.
Bestelt hij zelf materiaal bij de groothandel?
Hij maakt een bestelvoorstel. Of hij ook zelf mag bestellen, kies je per leverancier of per soort artikel. De meeste bedrijven beginnen met een voorstel dat iemand goedkeurt.
Helpt dit bij het personeelstekort in de installatiebranche?
Het haalt werk weg bij de mensen die je het moeilijkst vindt. Elk uur dat een werkvoorbereider of monteur kwijt is aan uitzoeken en navragen, gaat niet naar vakwerk. Hoe beter dat vooraf geregeld is, hoe minder tijd vakmensen er zelf aan kwijt zijn.
Houdt hij ook het opleverdossier bij?
Hij kan vanaf de start bijhouden welke stukken het dossier nodig heeft en welke er al zijn, zoals foto's, keuringen en productgegevens. Welke stukken nodig zijn, leggen we vast op basis van de eisen van de opdrachtgever en de regeling die van toepassing is. Of het dossier voldoet, beoordeelt een mens.
Werkt dit met ons ERP en onze planning?
Ja. Offerte, calculatie en voorraad komen uit je ERP, zoals Exact, AFAS of Business Central. Het planningsvoorstel gaat naar het planningspakket dat je al gebruikt, zodat er geen tweede planning ontstaat.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.
Meer taken voor operations
- Projectstatus automatisch bijhouden met AI
- Digitale werkbonnen verwerken met AI
- Productieplanning automatiseren met AI
- Storingsmeldingen automatisch verdelen met AI
- Leveranciers automatisch opvolgen met AI
- Gedeelde mailbox automatisch sorteren met AI