Your Tech Club
Plan gesprek
Terug naar alle 62 profielen

Profiel

Aanvraagformulieren, keuringsrapporten, leveringsbonnen, ingevulde pdf's: veel informatie komt binnen als document en moet daarna met de hand in een systeem.

Dat overtypen is werk waarvoor bijna elke organisatie wel iemand zoekt, en waar niemand blij van wordt.

De Documentverwerker leest het document, haalt de gegevens eruit die je nodig hebt en zet ze op de juiste plek. Wat hij niet zeker weet, legt hij voor in plaats van te gokken.

Wat het doet, stap voor stap

  1. Document ontvangenUit de mailbox, een map, een scanner of een uploadformulier.
  2. Soort document herkennenFormulier, rapport, bon, certificaat, of iets dat niet in de afgesproken lijst staat.
  3. Gegevens uitlezenDe velden die je hebt afgesproken, per veld met hoe zeker hij is van de waarde.
  4. ControlerenTegen wat er al bekend is, zoals een klantnummer, een order of een eerdere versie.
  5. Wegzetten of voorleggenZeker en compleet gaat het systeem in. Twijfel gaat met het document erbij naar een medewerker.

Ingewerkt in jouw bedrijf

Wouter begint niet met een standaardscript. Net als een nieuwe collega wordt Wouter eerst ingewerkt in hoe jullie werken.

  • Jouw kennisWe werken Wouter in met jullie eigen documenten, voorbeelden en afspraken, zodat het werk klopt zoals het bij jullie hoort.
  • Jouw systemenKoppelingen richten we in op de pakketten die je al gebruikt. Andere velden of andere stappen? Dan passen we het daarop aan.
  • Jouw regelsJij bepaalt wat Wouter zelf afhandelt en wat altijd eerst langs een mens gaat.
  • Groeit meeVerandert je werkwijze, een systeem of een regel? Dan passen we Wouter daarop aan.

Werkt met deze systemen

Bronnen
Systemen
CRM
Data
  • Databases
  • API's

Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.

Wat automatisch gaat en wat niet

Jij houdt de controle.

Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:

  • wat automatisch mag gebeuren.
  • wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
  • wanneer iemand wordt ingeschakeld.
  • welke informatie wordt opgeslagen.
  • hoe acties worden gelogd.

Past dit bij jouw organisatie?

Past goed als

  • Organisaties die veel gelijksoortige documenten met de hand overtypen.
  • Afdelingen waar data-invoer een vaste taak of een open vacature is.
  • Situaties waarin documenten via meerdere kanalen binnenkomen.

Past minder goed als

  • Documenten die elke keer een inhoudelijke beoordeling vragen.
  • Kleine aantallen, waar inrichten meer tijd kost dan overtypen.
  • Slecht leesbare scans en handschrift: daar blijft een mens nodig.

Wat het kan opleveren

  • Minder overtypen en minder invoerfouten.
  • Documenten die sneller in het systeem staan.
  • Zicht op welke documenten steeds onvolledig binnenkomen.

Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.

Veelgestelde vragen

Wat is AI-documentverwerking?

Gegevens uit documenten halen en in je systemen zetten, zonder dat iemand ze overtypt. De AI herkent wat voor document het is, leest de velden die je nodig hebt en controleert ze tegen wat er al bekend is. Bij twijfel gaat het document naar een mens.

Wat is het verschil tussen AI en OCR?

OCR leest tekst. Daarmee weet je nog niet welk getal het ordernummer is en welk het klantnummer. AI-documentverwerking begrijpt de opbouw van het document, haalt de juiste velden eruit en controleert ze. OCR is daarbij vaak een onderdeel, niet het doel.

Kan een AI-medewerker data-invoer overnemen?

Het overtypen wel, de twijfelgevallen niet. Staat er een vacature voor data-invoer open, kijk dan eerst welke documenten het zijn en hoe gelijksoortig ze zijn. Hoe vaster de soort documenten, hoe meer er zonder tussenkomst kan.

Hoe voorkom je dat er een verkeerde waarde in het systeem komt?

Door per veld te kijken hoe zeker hij is en de waarde te toetsen aan wat al bekend is. Is hij niet zeker, of past de waarde niet, dan zet hij niets weg. Hij legt het document voor met het veld gemarkeerd.

Werkt het ook met gescande papieren documenten?

Ja, zolang de scan leesbaar is. Bij slechte scans of handschrift gaat meer naar een medewerker. Dat wordt zichtbaar, zodat je weet waar het aan de bron beter kan, bijvoorbeeld met een digitaal formulier.

Wat is het verschil met de Factuurcontroleur?

De Factuurcontroleur is gespecialiseerd in inkoopfacturen: matchen met order en ontvangst en coderen voor de boekhouding. De Documentverwerker is er voor de andere documenten, zoals formulieren, rapporten, bonnen en certificaten.

Zo zet je dit in

  1. 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
  2. 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
  3. 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.
Wat kost een AI-medewerker?

Meer taken voor operations

Bekijk alle AI-medewerkers voor operations