Profiel
Zakelijke klanten bestellen op hun eigen manier: een inkooporder als pdf, een Excel-lijst met hun eigen artikelnummers of een mail met twintig regels.
De binnendienst typt het over in het ERP, regel voor regel. Dat kost tijd, en juist in aantallen, prijzen en artikelnummers sluipen fouten.
De Orderinvoerder leest de order, vertaalt de artikelnummers van de klant naar die van jou, controleert prijzen en afspraken en zet de order klaar in Exact, AFAS of Business Central. Wat afwijkt, gaat met de reden erbij naar de binnendienst.
Wat het doet, stap voor stap
- Order ontvangenUit de ordermailbox, als bijlage in pdf of Excel, of als tekst in de mail.
- Klant en afspraken ophalenDebiteur, afleveradres, prijsafspraken en levervoorwaarden uit je ERP.
- Artikelen koppelenDe artikelnummers en omschrijvingen van de klant vertalen naar jouw assortiment.
- ControlerenPrijs, aantal, minimale afname, levertijd en voorraad naast de afspraken leggen.
- Klaarzetten of voorleggenKlopt alles, dan staat de order klaar in het ERP. Wijkt iets af, dan gaat hij met de reden naar de binnendienst.
Ingewerkt in jouw bedrijf
Bram begint niet met een standaardscript. Net als een nieuwe collega wordt Bram eerst ingewerkt in hoe jullie werken.
- Jouw kennisWe werken Bram in met jullie eigen documenten, voorbeelden en afspraken, zodat het werk klopt zoals het bij jullie hoort.
- Jouw systemenKoppelingen richten we in op de pakketten die je al gebruikt. Andere velden of andere stappen? Dan passen we het daarop aan.
- Jouw regelsJij bepaalt wat Bram zelf afhandelt en wat altijd eerst langs een mens gaat.
- Groeit meeVerandert je werkwijze, een systeem of een regel? Dan passen we Bram daarop aan.
Werkt met deze systemen
- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Groothandels, producenten en distributeurs met veel zakelijke orders per dag.
- Bedrijven waarvan klanten bestellen vanuit een eigen inkoopsysteem dat orders als pdf verstuurt.
- Binnendiensten die meer tijd kwijt zijn aan invoeren dan aan klanten.
Past minder goed als
- Klanten die al via EDI of een webshop bestellen: die orders staan al gestructureerd in je systeem.
- Orders waarbij elke regel maatwerk is of eerst een technisch gesprek vraagt.
Wat het kan opleveren
- Orders die eerder in het systeem staan.
- Minder overtypfouten in aantallen, prijzen en artikelnummers.
- Een binnendienst met meer tijd voor klanten die een vraag hebben.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt AI-orderverwerking?
Hij leest de order uit de mail of de bijlage, herkent de klant, koppelt de regels aan jouw artikelen en controleert prijs, aantal en levertijd tegen je ERP. Klopt alles, dan staat de order klaar. Wat afwijkt, komt met de reden erbij bij de binnendienst.
Kun je orderinvoer automatiseren zonder EDI?
Ja. EDI werkt goed als je klant het kan leveren, maar veel klanten sturen gewoon een pdf of een Excel-bestand. Die lees je met AI uit, zodat je niet hoeft te wachten tot elke klant op EDI is aangesloten.
Kan hij orders uit een pdf of Excel-bestand lezen?
Ja: een inkooporder als pdf, een Excel-lijst of een tabel in de mail. Je hoeft niet per klant een sjabloon te maken, want hij leest de inhoud en niet een vaste plek op de pagina. Wat hij niet betrouwbaar kan lezen, legt hij voor.
Wat als een klant zijn eigen artikelnummers gebruikt?
Dan vertaalt hij die naar jouw nummers, via een vertaaltabel per klant of op omschrijving. Een koppeling die hij niet zeker weet, legt hij voor. Na akkoord wordt die vastgelegd, zodat dezelfde vraag niet terugkomt.
Komt de order automatisch in Exact, AFAS of Business Central?
Dat bepaal je zelf. We raden aan te beginnen met orders die klaarstaan ter controle. Blijkt het bij vaste klanten en vaste artikelen betrouwbaar, dan kun je die stap voor dat deel laten vervallen.
Wat is het verschil met de Orderverwerker voor WhatsApp?
De Orderverwerker is er voor informele bestellingen: een appje met een omschrijving en een foto. De Orderinvoerder is er voor zakelijke orders die al een vorm hebben, zoals een inkooporder als pdf of een Excel-lijst, vaak met veel regels en eigen artikelnummers van de klant.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.
Meer taken voor sales
- Leads automatisch opvolgen met AI
- Offertes automatisch opstellen met AI
- Offertes automatisch opvolgen met AI
- CRM-data automatisch opschonen met AI
- Aanbestedingen automatisch volgen met AI
- Accountsignalering automatiseren met AI