In dit artikel
Orderverwerking automatiseren begint bij de vraag hoe je orders binnenkomen. Komen ze gestructureerd binnen, uit een webshop, B2B-portaal of marktplaats, dan is een gewone koppeling met je ERP genoeg. Komen ze als mail, pdf, Excel-lijst of WhatsApp-bericht, dan kan een AI-medewerker ze lezen, de artikelen koppelen aan jouw assortiment, controleren tegen je afspraken en klaarzetten in Exact, AFAS of Business Central. Wat afwijkt, gaat naar de binnendienst.
Die tweede soort orders is waar de meeste binnendiensten hun dag aan kwijt zijn. Hieronder lees je per kanaal wat de beste aanpak is, hoe een AI-medewerker een order verwerkt en waar het in de praktijk misgaat.
Wat is orderverwerking precies?
Orderverwerking is alles tussen een bestelling en de levering: de order invoeren, controleren, bevestigen, picken en factureren. Automatiseren gaat in de praktijk vooral over de eerste twee stappen, invoeren en controleren, want daar zit het overtypen en daar ontstaan de fouten.
Een fout in een aantal of artikelnummer kost later meer dan het invoeren zelf: een verkeerde levering, een retour, een creditfactuur en een klant die belt. Automatiseren gaat dus niet alleen over tijd, maar ook over minder herstelwerk.
Hoe komen jouw orders binnen?
Per kanaal verschilt de aanpak. Gestructureerde orders horen via een koppeling binnen te komen, zonder AI. Ongestructureerde orders vragen iets dat kan lezen.
- Webshop: orders uit Shopify of WooCommerce gaan via een koppeling naar je ERP. Zie Exact Online koppelen aan Shopify en Exact Online WooCommerce-koppeling.
- Marktplaats: orders van bol gaan net zo via een koppeling. Zie Exact Online koppelen aan bol.
- B2B-portaal: zakelijke klanten bestellen zelf, met hun eigen prijzen en assortiment. De order komt gestructureerd binnen. Zie B2B-portaal laten maken.
- Mail, pdf en Excel: inkooporders uit het systeem van de klant, lijsten met de artikelnummers van de klant of een mail met twintig regels. Hier helpt de Orderinvoerder.
- WhatsApp en losse berichten: drie regels tekst, soms een foto van een etiket. Hier helpt de Orderverwerker voor WhatsApp en mail.
De meeste bedrijven hebben meerdere kanalen tegelijk. Begin bij het kanaal dat de binnendienst de meeste tijd kost, niet bij het kanaal dat het makkelijkst te automatiseren is.
Hoe verwerkt een AI-medewerker een order?
In vier stappen: binnenkomen, lezen, koppelen en controleren. Klopt alles met je afspraken, dan staat de order klaar in je ERP. Wijkt iets af, dan gaat hij met de reden naar de binnendienst.
- Binnenkomen: de AI-medewerker leest de ordermailbox of gedeelde WhatsApp-inbox, inclusief bijlagen.
- Lezen: hij herkent de klant aan het e-mailadres, telefoonnummer of debiteurnummer, en haalt regels, aantallen en het afleveradres uit de tekst of bijlage.
- Koppelen: hij vertaalt de artikelnummers en omschrijvingen van de klant naar jouw assortiment, met de prijsafspraken die voor deze klant gelden.
- Controleren: prijs, aantal, minimale afname, levertijd en voorraad naast de afspraken in je ERP.
Er komt nooit een gok in het systeem. Herkent de AI-medewerker een artikel niet zeker, dan vraagt hij het na of legt hij het voor. Elke order krijgt een log: wat er gelezen is, welke koppeling gemaakt is en waarom iets is voorgelegd.
Waar gaat automatische orderverwerking mis?
Zelden bij het lezen, meestal bij de afspraken eromheen. Dit zijn de plekken waar je vooraf regels voor maakt:
- Artikelnummers van de klant: zonder vertaaltabel tussen hun nummers en de jouwe blijft koppelen giswerk. Die tabel groeit mee met elke order die een mens bevestigt.
- Eenheden: een doos van twaalf of twaalf losse stuks. Leg per artikel vast in welke eenheid je verkoopt.
- Prijzen in de order: wijkt de prijs van de klant af van je afspraak, dan beslist een mens welke geldt.
- Dubbele orders: dezelfde order per mail en nog eens als bijlage, of opnieuw gestuurd met één wijziging. Herken ze aan ordernummer en inhoud.
- Wijzigingen achteraf: een klant die een regel aanpast nadat de order al klaarstaat. Spreek af tot welk moment dat automatisch mag.
Wat moet er klaarliggen voordat je begint?
Je ERP moet de bron zijn van klanten, artikelen en prijsafspraken, en die moeten kloppen. Een AI-medewerker controleert tegen wat er staat; staan de afspraken nergens, dan kan hij niets controleren.
- Klanten met hun prijsafspraken en levervoorwaarden in het ERP.
- Een vertaaltabel voor de artikelnummers van je grootste klanten, of de bereidheid die tijdens de eerste weken op te bouwen.
- Eén ordermailbox of inbox per kanaal, zodat orders niet verspreid in persoonlijke mailboxen staan.
- Regels voor wanneer een order wordt voorgelegd, en wie in de binnendienst dat oppakt.
De koppeling met je ERP verloopt via de API van het pakket, zoals Exact Online, AFAS of Business Central. Wij kunnen elk systeem koppelen, ook een eigen ERP of database.
En inkooporders?
Dezelfde aanpak werkt aan de andere kant: een aanvraag van iemand op de werkvloer wordt een inkooporder, met de juiste goedkeuring en bewaking van wat nog niet geleverd is. Dat werk doet de Inkooporder-afhandelaar. Hoe je de factuur van de leverancier daarna naast de order legt, lees je in factuurverwerking automatiseren.
Koppeling, B2B-portaal of AI-medewerker: wat kies je?
Komt een order al gestructureerd binnen, kies dan een koppeling. Wil je klanten laten wennen aan zelf bestellen, kies dan een B2B-portaal. Blijven klanten bestellen zoals ze gewend zijn, met mail, pdf of WhatsApp, kies dan een AI-medewerker.
Vaak is het een combinatie. Een portaal haalt de vaste klanten weg uit de mailbox, en een AI-medewerker verwerkt de rest. Probeer klanten niet te dwingen om anders te bestellen als dat de relatie kost: daar is de AI-medewerker juist voor.
Waar begin je?
Tel een week lang hoeveel orders er per kanaal binnenkomen, hoeveel minuten één order kost en hoe vaak er later iets hersteld moet worden. Dan zie je waar de tijd zit en welk kanaal het eerst aan de beurt is.
Laat de AI-medewerker de eerste weken alleen voorstellen doen die de binnendienst bevestigt. Dan zie je hoe vaak hij goed zit, groeit de vertaaltabel met artikelnummers mee, en bepaal je daarna per klant of soort order wat automatisch mag doorlopen.
Wil je dat eerst laten uitrekenen, met de kansen die het meeste opleveren? Dan brengt de AI Opportunity Audit in kaart wat orderverwerking nu kost en wat er beter kan. Is het werk duidelijk, dan kun je direct een AI-agent laten bouwen voor je orderstroom.
Veelgestelde vragen
Kan AI orders uit een pdf lezen?
Ja. Een AI-medewerker leest inkooporders als pdf, Excel-lijsten en orders in de tekst van een mail, ook als elke klant een andere opmaak gebruikt. Wat hij niet zeker herkent, legt hij voor in plaats van te gokken.
Met welke ERP-systemen werkt automatische orderverwerking?
Met elk ERP dat een API heeft, zoals Exact Online, AFAS Profit en Business Central, en ook met een eigen database. De order komt in je ERP zelf, zodat voorraad, planning en factuur op één plek blijven.
Wat gebeurt er als de AI een artikel niet herkent?
Dan gaat de order met die regel en de reden naar de binnendienst, of er gaat een vraag terug naar de klant. Bevestigt een medewerker het juiste artikel, dan komt die koppeling in de vertaaltabel, zodat het de volgende keer wel lukt.
Is een B2B-portaal beter dan orders automatiseren?
Voor klanten die vaak bestellen en bereid zijn het zelf te doen wel: de order komt dan gestructureerd binnen. Voor klanten die blijven mailen of appen niet. De meeste bedrijven combineren beide.
Wat kost het om orderverwerking te automatiseren?
Dat hangt af van het aantal kanalen, hoeveel verschillende orderformaten er binnenkomen en met welke systemen gekoppeld moet worden. Op wat kost een AI-agent doe je een kostencheck, en zet je die tegenover wat het invoeren nu kost.
